Cara menggunakan AI di Tempat Kerja [Video dan Kuiz]

Secara ringkasnya: Gunakan AI di tempat kerja untuk penggubalan, ringkasan, pengaturan dan analisis berisiko rendah, sambil memastikan orang ramai bertanggungjawab terhadap ketepatan dan keputusan. Mulakan dengan satu tugasan berulang, alih keluar maklumat sensitif dan semak setiap output - terutamanya apabila ia boleh menjejaskan hak, mata pencarian, keselamatan atau masa depan seseorang.

Akauntabiliti: Memastikan orang yang berkelayakan kekal bertanggungjawab terhadap keputusan berimpak tinggi dan kelulusan akhir.

Privasi: Gunakan alat yang diluluskan dan alih keluar maklumat sulit atau maklumat pengenalan sebelum menyerahkan apa-apa.

Ketelusan: Dedahkan penggunaan AI bila-bila masa dasar tempat kerja, jangkaan pelanggan atau potensi akibatnya memerlukannya.

Pengesahan: Semak fakta, pemilik, tarikh akhir dan andaian terhadap bahan sumber asal.

Pengujian: Ukur jumlah masa, pembetulan yang diperlukan dan impak pengguna sebelum mengembangkan sebarang aliran kerja.

1. Apa yang Melibatkan Penggunaan AI di Tempat Kerja

Menggunakan AI di tempat kerja tidak semestinya bermaksud menggantikan seseorang atau mengautomasikan keseluruhan kerja. Di kebanyakan tempat kerja, AI jauh lebih berharga sebagai alat sokongan.

Anggaplah ia sebagai pembantu yang pantas dan sedikit terlalu yakin.

Ia boleh membantu anda:

• Draf e-mel dan dokumen

• Ringkaskan maklumat yang panjang

• Jana idea

• Susun nota yang berselerak

• Analisis data asas

• Bersedia untuk mesyuarat

• Cipta senarai semak dan pelan

• Tulis semula kandungan untuk khalayak yang berbeza

• Terangkan konsep yang tidak dikenali

• Ubah fikiran kasar menjadi sesuatu yang berguna

AI selalunya boleh menghasilkan versi pertama yang baik dalam beberapa saat. Ia mungkin tidak sempurna - kadangkala ia terlalu formal, kadangkala berulang-ulang, dan kadangkala ia dengan yakinnya merayau ke dalam lindung nilai.

Namun, bermula dengan sesuatu biasanya lebih mudah daripada bermula dengan tiada apa-apa.

Matlamatnya bukan untuk membiarkan AI mengendalikan pemikiran anda. Matlamatnya adalah untuk meluangkan lebih sedikit masa untuk geseran bernilai rendah supaya anda mempunyai lebih banyak tenaga untuk pertimbangan, kreativiti, hubungan dan keputusan.

2. Mengapa Belajar Cara Menggunakan AI di Tempat Kerja Penting

Kerja penuh dengan tugas-tugas kecil yang memakan lebih banyak masa daripada yang sepatutnya.

E-mel lima minit bertukar menjadi dua puluh minit kerana anda tidak dapat menemui baris pembukaan yang betul. Satu mesyuarat menghasilkan tiga halaman nota tetapi tiada tindakan yang jelas. Laporan perlu ditulis semula untuk kepimpinan kanan, pelanggan dan pasukan teknikal. Tiba-tiba separuh petang itu hilang.

AI boleh mengurangkan masa yang dihabiskan untuk memindahkan maklumat dari satu bentuk ke bentuk yang lain.

Contohnya:

• Nota menjadi ringkasan

• Ringkasan menjadi e-mel

• E-mel menjadi rangka pembentangan

• Idea kasar menjadi pelan projek

• Hamparan kerja menjadi penjelasan bertulis

• Dasar yang rumit menjadi panduan yang jelas dan mudah diakses

Di sinilah peningkatan produktiviti cenderung muncul. Bukan dalam momen dramatik "AI mengendalikan syarikat sekarang", tetapi dalam berpuluh-puluh penambahbaikan kecil.

Ia seperti membersihkan batu kerikil dari kasut anda. Sebiji batu kerikil bukanlah satu krisis, tetapi berjalan-jalan dengan dua belas batu kerikil sepanjang hari adalah sesuatu yang tidak masuk akal.

AI juga boleh menjadikan kepakaran lebih mudah diakses. Pekerja baharu boleh meminta penjelasan tentang istilah yang tidak dikenali. Pengurus boleh meneroka pelbagai cara untuk menstrukturkan maklum balas. Jurujual boleh menyediakan soalan untuk industri yang mereka belum fahami.

Jika digunakan secara teliti, AI membantu orang ramai mencapai titik permulaan yang kukuh dengan lebih pantas.

3. Tugas Tempat Kerja Terbaik untuk Memberi AI

Cara paling mudah untuk memahami cara menggunakan AI di tempat kerja adalah dengan memisahkan tugas kepada tiga kategori: mencipta, mengubah dan menganalisis.

Cipta

AI boleh mencipta draf pertama berdasarkan arahan anda.

Contohnya termasuk:

• E-mel

• Cadangan

• Huraian kerja

• Agenda

• Siaran sosial

• Bahan latihan

• Respons pelanggan

• Garis besar pembentangan

• Soalan temuduga

Frasa "draf pertama" penting di sini. Kandungan yang dijana AI biasanya perlu disemak sebelum dihantar, diterbitkan atau dibentangkan.

Transformasi

Ini merupakan salah satu kegunaan AI di tempat kerja yang paling kuat. Anda memberikan maklumat sedia ada dan memintanya untuk mengubah format, panjang, gaya atau tahap kerumitan.

Contohnya:

• Pendekkan laporan yang panjang

• Tukar nota kepada item tindakan

• Tulis semula bahasa teknikal untuk pelanggan

• Tukarkan perenggan kepada poin-poin penting

• Jadikan mesej kedengaran lebih profesional

• Tukarkan transkrip kepada ringkasan

• Terjemahkan jargon dalaman ke dalam bahasa seharian yang jelas

Tugas transformasi biasanya berfungsi dengan baik kerana AI mempunyai bahan untuk digunakan. Ia tidak mencipta segala-galanya dari awal.

Analisis

AI juga boleh membantu mengenal pasti corak, membandingkan maklumat dan menstrukturkan masalah.

Tugasan analisis praktikal termasuk:

• Mengelompokkan maklum balas pelanggan mengikut tema

• Membandingkan beberapa pilihan

• Mengenal pasti risiko yang mungkin

• Mencari jurang dalam pelan

• Mencipta kebaikan dan keburukan

• Mencadangkan soalan yang mungkin anda terlepas pandang

• Menerangkan trend dalam set data

• Mengkategorikan permintaan sokongan

Walau bagaimanapun, analisis AI harus dianggap sebagai bantuan, bukan kebenaran yang tidak dapat dipertikaikan. Ia boleh terlepas konteks atau membuat andaian yang kelihatan munasabah tetapi salah sama sekali. Semakan manusia masih menjadi pemangkin 🚗

4. Jadual Perbandingan: Cara Praktikal untuk Menggunakan AI di Tempat Kerja

Tugas tempat kerja	Apa yang boleh dilakukan oleh AI	Input terbaik untuk diberikan	Kajian semula manusia diperlukan?	Mengapa ia berkesan
Penulisan e-mel	Draf, pendekkan, lembutkan, jelaskan	Penerima, tujuan, fakta utama, tindakan yang diingini	Ya	Menghilangkan geseran halaman kosong
Nota mesyuarat	Ringkaskan dan ekstrak tindakan	Transkrip atau nota berstruktur	Sudah tentu	Cepat memisahkan perbincangan daripada keputusan
Perancangan penyelidikan	Cadangkan soalan dan bidang topik	Objektif dan khalayak yang jelas	Ya - fakta perlu disemak	Membantu membina rangka kerja permulaan
Pengurusan projek	Cipta rancangan, peristiwa penting, risiko	Skop, tarikh akhir, pasukan, kekangan	Ya	Menyusun maklumat yang berselerak
Tafsiran data	Terangkan corak dan anomali	Data bersih serta konteks perniagaan	Semakan yang kukuh diperlukan	Memudahkan perbincangan tentang nombor
Percambahan fikiran	Menjana idea dan alternatif	Masalah dan sempadan khusus	Sederhana	Menghasilkan julat, kadangkala berkesan tanpa diduga
Sokongan pelanggan	Draf balasan dan kelaskan isu	Mesej pelanggan dan panduan syarikat	Ya, terutamanya kes sensitif	Mempercepatkan tindak balas rutin
Penyuntingan dokumen	Memperbaiki nada, tatabahasa, struktur	Teks asal dan khalayak yang disasarkan	Biasanya	Lebih pantas daripada mengedit ayat demi ayat
Pembelajaran	Menerangkan konsep dan membuat kuiz	Topik, tahap kemahiran, senario kerja	Ringan hingga sederhana	Menjadikan latihan lebih diperibadikan
Sokongan keputusan	Bandingkan pilihan dan risiko permukaan	Kriteria, kekangan, keutamaan	Sudah tentu	Menjelaskan pemikiran, tetapi tidak sepatutnya membuat keputusan untuk anda

Jadual tersebut menjelaskan sesuatu yang penting: AI berfungsi paling baik apabila tugasan tersebut ditakrifkan dengan baik.

"Bantu dengan projek saya" adalah samar-samar.

"Cipta senarai semak pelancaran enam langkah untuk kemas kini perisian dalaman kecil yang melibatkan IT, sokongan pelanggan dan jualan" memberikan AI sesuatu yang konkrit untuk digunakan.

Input khusus menghasilkan output khusus. Bukan revolusioner, tetapi benar.

5. Cara Menulis Gesaan AI yang Lebih Baik untuk Kerja

Anda tidak memerlukan formula gesaan yang rumit. Anda hanya perlu menyediakan konteks yang mencukupi untuk AI memahami apa itu kebaikan.

Gesaan tempat kerja yang boleh dipercayai biasanya mengandungi lima elemen:

Tugas itu

Nyatakan dengan tepat apa yang anda mahukan.

Contoh:

"Draf e-mel yang menjelaskan kelewatan penghantaran."

Konteksnya

Terangkan apa yang berlaku dan mengapa tugasan itu penting.

Contoh:

"Pembekal telah menangguhkan penghantaran selama empat hari disebabkan oleh masalah stok."

Para penonton

Beritahu AI siapa yang akan membaca atau menggunakan hasilnya.

Contoh:

"Penonton adalah pelanggan jangka panjang yang sudah kecewa."

Nada atau format yang dikehendaki

Huraikan bagaimana jawapan itu sepatutnya kedengaran atau kelihatan.

Contoh:

"Gunakan nada yang tenang, terus terang dan bertanggungjawab. Pastikan ia kurang daripada 150 patah perkataan."

Butiran yang diperlukan

Senaraikan fakta yang mesti disertakan.

Contoh:

"Nyatakan tarikh penghantaran yang disemak semula, pilihan bayaran balik dan maklumat hubungan sokongan."

Jika digabungkan, gesaan tersebut menjadi:

"Tulis e-mel kepada pelanggan jangka panjang untuk menjelaskan bahawa penghantaran mereka telah ditangguhkan selama empat hari kerana masalah stok pembekal. Gunakan nada yang tenang, terus terang dan bertanggungjawab. Pastikan ia kurang daripada 150 patah perkataan. Sertakan tarikh penghantaran yang disemak semula, pilihan bayaran balik dan nombor hubungan sokongan."

Gesaan itu hampir selalu akan menghasilkan hasil yang lebih baik daripada "Tulis e-mel penangguhan"

Anda juga boleh meminta AI untuk menyemak semula jawapannya sendiri:

• Jadikan ini kurang formal

• Alih keluar pengulangan

• Tambahkan seruan bertindak yang lebih jelas

• Tulis semula ini untuk khalayak eksekutif

• Kenal pasti sebarang andaian yang tidak disokong

• Berikan saya tiga alternatif yang lebih kukuh

• Cabar cadangan ini

Yang terakhir itu amat berharga. AI tidak semestinya perlu menjadi penyokong anda. Kadangkala ia sepatutnya menjadi rakan sekerja yang agak menjengkelkan yang bertanya, “Tetapi apa yang berlaku jika andaian itu salah?” 🧐

6. Cara Menggunakan AI untuk E-mel dan Komunikasi Tempat Kerja

E-mel selalunya merupakan tempat paling mudah untuk bermula.

AI boleh membantu apabila anda tahu apa yang ingin anda katakan tetapi tidak dapat menemui perkataan yang betul. Ia juga boleh membantu anda mengelakkan mesej yang terlalu tumpul, terlalu samar-samar atau tiga perenggan lebih panjang daripada yang diperlukan.

Permintaan praktikal termasuk:

• Tulis semula ini supaya kedengaran mesra tetapi tegas

• Jadikan ini lebih ringkas

• Tambahkan tarikh akhir yang jelas

• Buang bahasa emosi

• Jadikan ini sesuai untuk kepimpinan kanan

• Jadikan ini susulan yang sopan

• Terangkan ini tanpa jargon teknikal

• Cipta tiga pilihan baris subjek

AI amat berguna untuk komunikasi sensitif, tetapi berhati-hati adalah penting. Isu prestasi, aduan, kebimbangan undang-undang atau perkara peribadi tidak boleh dianggap seperti kapsyen pemasaran kasual.

Gunakan AI untuk menstrukturkan mesej, kemudian semak setiap ayat.

Tanya diri anda:

• Adakah ini tepat?

• Adakah ia berbunyi seperti saya?

• Bolehkah perkataan ini disalahertikan?

• Adakah nada itu sesuai untuk hubungan itu?

• Adakah ia termasuk maklumat peribadi yang sepatutnya tidak dimasukkan?

• Adakah saya selesa meletakkan nama saya di bawahnya?

Soalan terakhir itu adalah ujian kawalan kualiti yang paling mudah. ​​Jika anda teragak-agak untuk menandatanganinya, jangan hantarkannya.

7. Menggunakan AI untuk Mesyuarat yang Menghasilkan Keputusan Sebenar

Mesyuarat menghasilkan banyak maklumat dan, entah bagaimana, tidak selalunya banyak kejelasan.

AI boleh membantu sebelum, semasa dan selepas mesyuarat.

Sebelum mesyuarat

Gunakan AI untuk:

• Cipta agenda

• Kenal pasti soalan-soalan penting

• Ringkaskan maklumat latar belakang

• Sediakan poin perbincangan

• Ramalkan bantahan

• Draf rangka kerja keputusan

Satu gesaan praktikal mungkin:

"Cipta agenda 30 minit untuk mesyuarat tentang kelewatan penerimaan pelanggan. Matlamatnya adalah untuk mengenal pasti kesesakan utama, bersetuju dengan pemilik dan memilih dua tindakan untuk minggu ini."

Selepas mesyuarat

AI boleh menukar nota atau transkrip kepada:

• Keputusan penting

• Item tindakan

• Pemilik

• Tarikh Akhir

• Soalan terbuka

• Risiko

• E-mel susulan

Jangan terus mempercayai output. Transkrip mesyuarat boleh mengandungi ralat, penceramah yang tidak jelas, jenaka yang kelihatan seperti komitmen dan komitmen yang kedengaran seperti jenaka.

Semak semula ringkasan sebelum berkongsinya.

Amalan yang baik adalah meminta AI untuk mengasingkan maklumat kepada tiga kumpulan:

1. Keputusan yang disahkan

2. Idea yang dicadangkan

3. Soalan yang tidak dapat diselesaikan

Ini menghalang cadangan yang dibincangkan separuh daripada menjadi dasar rasmi secara ajaib dalam sekelip mata.

8. Menggunakan AI untuk Penyelidikan Tanpa Mencipta Omong Kosong yang Yakin

AI boleh membantu anda memulakan penyelidikan, menyusun topik dan mengenal pasti bidang yang perlu disiasat.

Ia boleh:

• Terangkan istilah yang tidak dikenali

• Jana soalan kajian

• Bandingkan konsep

• Cadangkan kategori

• Bina rangka

• Ringkaskan maklumat yang anda berikan

• Kenal pasti andaian

• Cipta soalan temuduga

• Serlahkan perspektif yang hilang

Apa yang sepatutnya tidak dilakukannya ialah menjadi satu-satunya sumber kebenaran anda.

AI mungkin menghasilkan butiran yang tidak tepat, contoh yang direka-reka, maklumat yang ketinggalan zamanatau pernyataan yang kedengaran jauh lebih pasti daripada yang sepatutnya.

Untuk penyelidikan tempat kerja, gunakan AI sebagai pembuat peta, bukan sebagai wilayah itu sendiri.

Proses yang masuk akal kelihatan seperti ini:

1. Minta AI untuk menggariskan topik tersebut.

2. Kenal pasti tuntutan yang penting.

3. Sahkan fakta penting menggunakan maklumat dalaman atau luaran yang dipercayai.

4. Minta AI untuk menyusun dapatan yang disahkan.

5. Semak keputusan akhir untuk ketepatan dan bias.

Anda juga boleh meminta AI untuk menunjukkan ketidakpastian:

• Bahagian manakah dalam jawapan ini yang mungkin tidak boleh dipercayai?

• Andaian apa yang anda buat?

• Fakta apa yang perlu saya sahkan?

• Maklumat apakah yang akan mengubah cadangan ini?

• Berikan saya hujah yang paling kuat untuk menentang kesimpulan ini.

Gesaan ini tidak akan menjadikan AI sempurna, tetapi ia menggalakkan pemikiran yang lebih teliti.

9. Cara Menggunakan AI untuk Data, Laporan dan Hamparan

AI boleh menjadikan nombor lebih mudah difahami, terutamanya bagi mereka yang tidak tinggal di dalam hamparan sepanjang hari.

Ia boleh membantu anda:

• Terangkan formula

• Cadangkan struktur hamparan

• Kategorikan data

• Ringkaskan trend

• Tukarkan angka kepada ulasan bertulis

• Kenal pasti kemungkinan anomali

• Cipta cadangan carta

• Bahagian draf laporan

• Terjemahkan penemuan teknikal ke dalam bahasa perniagaan

Contohnya, daripada bertanya:

"Apakah maksud data ini?"

Cuba:

"Semak jadual jualan bulanan ini. Kenal pasti tiga perubahan terbesar, cadangkan penjelasan yang mungkin, dan senaraikan soalan yang perlu saya tanya sebelum membuat kesimpulan."

Klausa penutup itu penting. Data jarang sekali menjelaskan dirinya sendiri.

Penurunan jualan mungkin disebabkan oleh permintaan yang lebih rendah, rekod yang hilang, corak bermusim, perubahan harga, kontrak yang tertangguh atau seseorang secara tidak sengaja menampal nilai ke dalam lajur yang salah. Hamparan kerja mempunyai bakat untuk mencipta bencana kecil sambil kelihatan sangat tenang.

Jangan sekali-kali biarkan AI membuat keputusan kewangan, operasi atau pengambilan kakitangan berimpak tinggi hanya berdasarkan set data yang ditampal.

Semak:

• Sama ada data lengkap

• Sama ada unit-unit itu betul

• Sama ada kategori adalah konsisten

• Sama ada nilai yang hilang penting

• Sama ada AI salah faham konteks perniagaan

• Sama ada korelasi dianggap sebagai penyebab

AI boleh mempercepatkan tafsiran. Akauntabiliti masih menjadi milik manusia.

10. Melindungi Maklumat Sulit dan Sensitif 🔐

Sebelum memasukkan maklumat tempat kerja ke dalam mana-mana alat AI, fahami peraturan organisasi anda.

Jangan menganggap bahawa setiap platform AI diluluskan untuk data sulit.

Maklumat sensitif mungkin termasuk:

• Rekod pelanggan

• Maklumat pekerja

• Kata laluan atau kelayakan akses

• Butiran perubatan

• Dokumen undang-undang

• Data kewangan

• Pelan produk yang belum dikeluarkan

• Strategi dalaman

• Kod proprietari

• Terma kontrak

• Maklumat peribadi yang boleh dikenal pasti

Jika boleh, alih keluar butiran pengenalan.

Daripada memasuki:

"Tulis ulasan prestasi untuk Jordan Smith dalam pasukan operasi Manchester, yang terlepas tarikh akhir kontrak Acme."

Gunakan sesuatu seperti:

"Tulis ulasan prestasi untuk pekerja operasi yang terlepas tarikh akhir penting pelanggan. Pastikan maklum balas tersebut berdasarkan fakta, membina dan tertumpu pada langkah seterusnya."

Menonaktifkan maklumat mengurangkan risiko sambil masih membenarkan AI membantu dengan struktur.

Semak juga sama ada organisasi anda menyediakan sistem AI perusahaan yang diluluskan. Alatan ini mungkin termasuk kawalan data yang lebih kukuh, pengurusan akses dan dasar dalaman.

Kemudahan bukanlah alasan yang baik untuk mendedahkan maklumat yang sepatutnya kekal sulit. Itu bukanlah inovasi. Itu hanyalah membiarkan kabinet fail pejabat terbuka dalam hujan.

11. Di Mana AI Tidak Sepatutnya Membuat Keputusan Akhir

AI boleh menyokong sesuatu keputusan, tetapi sesetengah keputusan memerlukan tanggungjawab manusia dari awal hingga akhir.

Berhati-hati terutamanya dengan:

• Pengambilan dan pemecatan

• Disiplin pekerja

• Keputusan perubatan

• Nasihat undang-undang

• Kelulusan kredit atau kewangan

• Kerja kritikal keselamatan

• Penghakiman pematuhan

• Pemarkahan prestasi

• Pertikaian pelanggan yang sensitif

• Keputusan yang melibatkan diskriminasi atau keadilan

AI boleh membantu meringkaskan bukti, mengenal pasti soalan atau membandingkan senario. Ia tidak sepatutnya dibenarkan membuat keputusan muktamad tanpa pengawasan manusia yang berkelayakan.

Mengapa? Kerana AI tidak memahami akibat seperti yang difahami oleh manusia. Ia boleh memproses corak, tetapi ia tidak membawa tanggungjawab, empati, tugas profesional atau konteks kehidupan.

Ia juga mungkin menghasilkan semula bias yang tersembunyi dalam contoh, data sejarah atau cara gesaan dibingkaikan.

Peraturan yang kukuh ialah:

Lebih besar impak terhadap hak, mata pencarian, keselamatan atau masa depan seseorang, lebih kurang kawalan yang sepatutnya dimiliki oleh AI.

Peraturan itu tidaklah mencolok mata, tetapi ia tetap relevan.

12. Bagaimana Pengurus Boleh Memperkenalkan AI Tanpa Menyebabkan Panik

Apabila pemimpin memperkenalkan AI dengan teruk, pekerja sering mendengar satu mesej:

"Kami telah menemui mesin yang mungkin akan menggantikan anda."

Walaupun itu bukan niatnya, komunikasi yang samar-samar menimbulkan kebimbangan.

Pendekatan yang lebih baik adalah dengan menjelaskan:

• Mengapa AI diperkenalkan

• Tugas-tugas yang mungkin disokongnya

• Tugas-tugas yang mana kekal dipimpin oleh manusia

• Data apa yang boleh dimasukkan oleh pekerja

• Semakan apa yang diperlukan

• Bagaimana kesilapan perlu dilaporkan

• Bagaimana kejayaan akan diukur

• Latihan apa yang akan diberikan

Pengurus harus memberi tumpuan kepada contoh praktikal dan bukannya janji-janji besar.

Contohnya:

“Kami menggunakan AI untuk mencipta draf pertama balasan pelanggan rutin. Setiap respons masih akan disemak oleh ejen sokongan.”

Itu lebih jelas daripada:

"Kami sedang meningkatkan pengalaman pelanggan melalui kecerdasan generasi akan datang."

Ayat kedua kedengaran mahal dan hampir tidak bermakna apa-apa.

Pasukan juga harus dibenarkan untuk bereksperimen dalam sempadan yang selamat. Pekerja yang melakukan kerja sering mengenal pasti kes penggunaan terbaik kerana mereka tahu dengan tepat proses mana yang berulang, mengecewakan dan disatukan oleh satu hamparan heroik.

13. Kerangka Kerja Mudah untuk Memulakan Minggu Ini

Untuk mula menggunakan AI tanpa merumitkan sesuatu, pilih satu tugasan berisiko rendah.

Langkah 1: Cari tugasan yang berulang

Cari kerja yang anda lakukan beberapa kali seminggu.

Contoh:

• Menulis e-mel susulan

• Meringkaskan mesyuarat

• Memformat laporan

• Mencipta agenda

• Menulis semula kandungan

• Menyusun nota

Langkah 2: Tentukan hasil yang berbaloi

Tentukan bagaimana kejayaan itu.

Mungkin anda ingin mengurangkan masa penggubalan, meningkatkan konsistensi, mengurangkan kesilapan atau mencipta item tindakan yang lebih jelas.

Langkah 3: Cipta gesaan yang boleh diguna semula

Tulis gesaan yang merangkumi tugasan, konteks, khalayak, format dan kekangan.

Simpan di tempat yang mudah diakses.

Langkah 4: Semak setiap output

Semak fakta, nada, privasi dan kerelevanan.

Jangan kelirukan kelajuan dengan kualiti.

Langkah 5: Perbaiki gesaan

Perhatikan apa yang AI buat silap.

Tambahkan arahan yang lebih jelas. Berikan contoh. Buang kekaburan. Minta struktur yang berbeza.

Langkah 6: Ukur hasilnya

Adakah ia menjimatkan masa? Adakah kualiti bertambah baik? Adakah ia mewujudkan kerja penyuntingan tambahan?

Sesetengah aliran kerja AI kelihatan mengagumkan tetapi hampir tidak menjimatkan apa-apa. Ada pula yang secara senyap-senyap menghilangkan rasa frustrasi selama sejam setiap minggu.

Kekalkan jenis kedua.

14. Kesilapan Biasa Orang Ramai Lakukan Dengan AI Tempat Kerja

Memahami cara menggunakan AI di tempat kerja juga bermaksud mengetahui apa yang tidak boleh dilakukan.

Memberi arahan yang samar-samar

Input yang lemah menghasilkan output generik.

Tambahkan konteks, contoh, had dan matlamat yang jelas.

Mempercayai respons pertama

Jawapan pertama adalah draf, bukan perintah yang diukir pada batu.

Minta semakan.

Menyalin tanpa mengedit

Penulisan yang dijana AI mungkin kedengaran kemas tetapi kosong. Tambahkan butiran sebenar, alih keluar frasa generik dan jadikannya kedengaran seperti manusia.

Berkongsi data sulit

Jangan tampal maklumat sensitif ke dalam sistem yang tidak diluluskan.

Menggunakan AI untuk segala-galanya

Sesetengah tugasan lebih cepat untuk diselesaikan sendiri.

Anda tidak memerlukan gesaan AI enam perenggan untuk menulis "Terima kasih, saya akan menyemaknya hari ini."

Menyembunyikan penggunaan AI apabila pendedahan penting

Sesetengah organisasi, pelanggan atau industri memerlukan ketelusan. Patuhi dasar yang berkaitan.

Melayan output AI sebagai objektif

AI mencerminkan corak dan andaian. Ia tidak secara automatik neutral.

Mengautomasikan proses yang rosak

Mempercepatkan proses yang buruk tidak menjadikannya baik. Ia hanya menghasilkan kesilapan pada kelajuan yang mengagumkan 💨

Betulkan aliran kerja sebelum mengautomasikannya.

15. Membina Tabiat AI yang Berkekalan

Cara terbaik untuk berasa selesa dengan AI tempat kerja adalah dengan menggunakannya secara berkala untuk tugas-tugas kecil dan khusus.

Mulakan dengan satu atau dua aktiviti yang boleh diulang.

Contohnya:

• Setiap Isnin, gunakan AI untuk mengatur keutamaan anda.

• Selepas mesyuarat, tukar nota kepada item tindakan.

• Sebelum menghantar e-mel yang panjang, minta AI memendekkannya.

• Apabila menghadapi sesuatu keputusan, mintalah andaian dan hujah balas.

• Pada akhir projek, gunakan AI untuk menstrukturkan pengajaran yang dipelajari.

Simpan perpustakaan gesaan kecil untuk tugasan yang anda ulangi. Lama-kelamaan, anda akan membina rasa gesaan yang mana berfungsi, tugasan yang mana sesuai dan di mana pertimbangan manusia paling penting.

Anda juga akan belajar bila tidak boleh menggunakan AI.

Itu juga sebahagian daripada literasi AI.

Matlamatnya bukanlah penggunaan AI secara maksimum. Matlamatnya adalah kerja yang lebih baik.

Nota Penutup Praktikal

Mempelajari cara menggunakan AI di tempat kerja kebanyakannya adalah tentang mempelajari cara mewakilkan tugas dengan jelas.

AI berharga untuk mendraf, meringkaskan, menyesuaikan, mengatur, menerangkan dan meneroka. Ia dapat mengurangkan usaha berulang dan membantu anda beralih dari halaman kosong ke versi pertama yang boleh digunakan dengan lebih pantas.

Tetapi ia memerlukan sempadan.

Lindungi maklumat sulit. Sahkan dakwaan penting. Semak komunikasi sensitif. Pastikan manusia bertanggungjawab terhadap keputusan berimpak tinggi. Dan tolong, tahan godaan untuk mengautomasikan proses yang tiada siapa yang faham.

Mulakan dengan yang kecil. Pilih satu tugasan yang menjengkelkan dan boleh diulang. Berikan arahan yang jelas kepada AI, semak hasilnya dan perhalusi prosesnya.

Jika digunakan dengan baik, AI tidak menjadikan kerja kurang berperikemanusiaan. Ia mewujudkan lebih banyak ruang untuk bahagian kerja yang memerlukan manusia - pertimbangan, kepercayaan, perhatian, empati dan keupayaan untuk memerhatikan apabila mesyuarat telah tersasar sepenuhnya. 

Contoh praktikal: Menukar nota mesyuarat menjadi item tindakan yang boleh dipercayai

Senario

Maya menguruskan proses onboarding pelanggan di sebuah syarikat perisian yang sedang berkembang. Dia menghadiri tiga mesyuarat projek setiap minggu, mencatat nota kasar semasa orang ramai bercakap, dan kemudian menukar nota tersebut menjadi e-mel susulan.

Tugas ini berulang-ulang, tetapi ia membawa sedikit risiko. Tarikh akhir yang dicadangkan mudah disalah anggap sebagai tarikh akhir yang dipersetujui, manakala cadangan umum secara tidak sengaja boleh menjadi tanggungjawab seseorang. Oleh itu, matlamatnya bukanlah untuk membiarkan AI memutuskan apa yang berlaku. Ia adalah untuk menggunakan AI bagi menyusun nota sementara Maya mengesahkan setiap keputusan, pemilik dan tarikh sebelum berkongsi ringkasan.

Apa yang diperlukan oleh pembantu

Maya menyediakan:

• Nota mesyuarat tanpa nama beliau atau transkrip yang diluluskan

• Tujuan mesyuarat itu

• Senarai peserta dan peranan mereka

• Format output yang diperlukan

• Peraturan yang menyatakan bahawa pemilik yang hilang atau tarikh akhir mesti dilabel dan bukannya direka-reka

• Perbezaan yang jelas antara keputusan yang disahkan, idea yang dicadangkan dan soalan yang tidak dapat diselesaikan

• Kaedah yang diluluskan oleh syarikatnya untuk mengendalikan maklumat sulit

Sebelum memuat naik apa-apa, dia akan mengalih keluar nama pelanggan, butiran peribadi, kelayakan akses dan maklumat sensitif komersial melainkan sistem AI diluluskan secara khusus untuk mengendalikan data tersebut.

Contoh arahan

"Tukarkan nota mesyuarat di bawah menjadi ringkasan susulan yang ringkas.

Susun respons di bawah tajuk-tajuk ini:

1. Keputusan yang disahkan

2. Item tindakan

3. Idea yang dicadangkan

4. Soalan yang tidak dapat diselesaikan

5. Risiko atau kebergantungan

Bagi setiap item tindakan, sertakan tugasan, pemilik dan tarikh akhir. Jika pemilik atau tarikh akhir tidak dipersetujui secara eksplisit, tulis 'Tidak disahkan'. Jangan membuat kesimpulan komitmen atau mereka-reka butiran.

Pastikan ringkasan di bawah 350 patah perkataan. Gunakan bahasa yang jelas dan neutral yang sesuai untuk semua orang yang menghadiri mesyuarat.

Sebelum menghabiskan, senaraikan sebarang pernyataan yang samar-samar atau mungkin perlu disemak

Output yang baik berbanding output yang buruk

Item tindakan lemah mungkin berkata:

"Sam akan mengemas kini panduan onboarding menjelang Jumaat."

Itu kedengaran jelas, tetapi adalah tidak selamat jika nota hanya menunjukkan bahawa Sam mungkin menyemak panduan tersebut dan tiada tarikh akhir yang dipersetujui.

Versi yang lebih baik akan mengatakan:

"Semak panduan onboarding - pemilik yang dicadangkan: Sam; tarikh akhir: belum disahkan."

Versi kedua mengekalkan ketidakpastian dan bukannya secara senyap-senyap mengubah perbincangan menjadi komitmen.

Cara mengujinya

Maya mencipta satu set ujian kecil menggunakan enam mesyuarat sebelumnya yang hasilnya sudah diketahuinya.

Dia menyemak sama ada pembantu itu:

• Memisahkan keputusan daripada cadangan

• Menyalin nama, tarikh dan tarikh akhir dengan tepat

• Menandakan maklumat yang hilang sebagai tidak disahkan

• Elakkan daripada memberikan tugasan yang tidak pernah dipersetujui

• Termasuk soalan penting yang tidak dapat diselesaikan

• Menghasilkan ringkasan yang boleh difahami oleh peserta lain

• Meninggalkan butiran sulit yang dialih keluar daripada input

Dia juga menambah kes-kes tepi yang disengajakan:

• Seorang peserta bergurau tentang menyelesaikan tugasan

• Dua orang membincangkan pemilikan tanpa mencapai persetujuan

• Seseorang menyebut dua tarikh akhir yang mungkin

• Transkrip memberikan komen kepada penutur yang salah

• Keputusan dibatalkan kemudian dalam mesyuarat

• Satu tugasan telah dipersetujui, tetapi tiada pemilik dinamakan

Aliran kerja hanya akan berlalu apabila Maya dapat mengesan setiap keputusan dan tindakan kembali ke nota asal.

Keputusan

Keputusan ilustrasi: Maya menguji proses tersebut pada enam ringkasan mesyuarat selama dua minggu.

Proses manualnya sebelum ini mengambil masa median selama 18 minit setiap mesyuarat. Dengan AI, draf pertama mengambil masa kira-kira 2 minit untuk dijana, diikuti dengan median selama 7 minit untuk semakan dan penyuntingan. Ini mengurangkan jumlah masa pengendalian daripada 18 minit kepada 9 minit setiap mesyuarat.

Merentasi enam mesyuarat, contoh penjimatan ialah:

• Jumlah sebelumnya: 6 × 18 minit = 108 minit

• Jumlah bantuan AI, termasuk semakan: 6 × 9 minit = 54 minit

• Masa ilustrasi yang dijimatkan: 54 minit

Lima daripada enam ringkasan memenuhi senarai semak penerimaan selepas satu semakan. Ringkasan yang selebihnya memerlukan semakan kedua kerana transkrip tersebut mengelirukan dua penceramah.

Angka-angka ini merupakan anggaran contoh berdasarkan persediaan ujian yang dinyatakan, bukan keputusan syarikat yang diterbitkan. Sampelnya kecil, kerumitan mesyuarat mungkin berbeza-beza dan pengiraannya termasuk masa semakan tetapi bukan masa yang diperlukan untuk membersihkan atau menjadikan transkrip tanpa nama.

Apa yang boleh menjadi salah

Pembantu boleh:

• Cipta pemilik untuk tugasan yang tidak ditugaskan

• Anggap tarikh yang dicadangkan sebagai tarikh akhir yang disahkan

• Terlepas keputusan yang diungkapkan secara tidak langsung

• Mengaitkan komen kepada orang yang salah

• Hasilkan ringkasan yang kemas yang menyembunyikan ketidakpastian

• Simpan maklumat sensitif yang disertakan dalam nota

• Ikut arahan yang ketinggalan zaman jika templat mesyuarat berubah

Kesilapan yang paling serius ialah menghantar ringkasan tanpa menyemaknya. Kelancaran bukanlah bukti bahawa rekod itu tepat.

Oleh itu, Maya membandingkan setiap item tindakan dengan nota sumber, mengesahkan komitmen yang tidak jelas dengan orang yang berkaitan, dan menyimpan nota asal untuk rujukan. Perkara sensitif atau dipertikaikan dikendalikan secara manual dan bukannya diwakilkan kepada pembantu.

Praktikal bawa pulang

AI berharga di sini kerana ia mengubah maklumat sedia ada menjadi struktur yang lebih jelas. Ia tidak menggantikan orang yang bertanggungjawab mengesahkan apa yang telah diputuskan.

Aliran kerja yang selamat adalah mudah: sediakan peraturan yang jelas, alih keluar maklumat sensitif, minta AI menunjukkan ketidakpastian, ujinya terhadap contoh yang diketahui dan sertakan semakan manusia dalam sebarang penjimatan masa yang didakwa.

Soalan Lazim

Bagaimanakah pemula boleh mula menggunakan AI di tempat kerja dengan selamat?

Mulakan dengan satu tugasan berulang dan berisiko rendah, seperti mendraf e-mel susulan, meringkaskan nota, mencipta agenda atau menyusun semula kandungan sedia ada. Berikan arahan yang jelas kepada AI, kemudian semak hasilnya untuk ketepatan, nada, privasi dan kerelevanan. Elakkan memasukkan maklumat sensitif melainkan organisasi anda telah meluluskan alat untuk mengendalikan data tersebut.

Apakah tugasan terbaik untuk diautomasikan dengan AI tempat kerja?

AI berfungsi dengan baik semasa mencipta draf pertama, mengolah semula maklumat sedia ada dan mengatur analisis asas. Tugas yang sesuai termasuk menulis semula dokumen, mengekstrak tindakan mesyuarat, mengumpulkan maklum balas, menerangkan trend hamparan dan menjana senarai semak. Ia kurang sesuai untuk keputusan berimpak tinggi yang melibatkan pekerjaan, perkara perundangan, keselamatan, kewangan, penjagaan kesihatan atau keadilan.

Bagaimanakah saya menulis gesaan AI yang baik untuk kerja?

Gesaan tempat kerja yang kukuh menerangkan tugasan, konteks, khalayak, format yang diingini dan butiran yang diperlukan. Daripada meminta bantuan umum, huraikan hasil khusus yang anda perlukan dan sebarang had, seperti kiraan perkataan atau nada. Anda boleh memperhalusi respons selanjutnya dengan meminta AI untuk mengalih keluar pengulangan, mengenal pasti andaian atau menandakan maklumat yang memerlukan pengesahan.

Bagaimanakah saya boleh menggunakan AI untuk e-mel tanpa kedengaran seperti robot?

Berikan mesej asal, tujuannya, hubungan anda dengan penerima dan nada yang anda inginkan. Minta AI untuk menjadikan e-mel ringkas, mesra, tegas atau sesuai untuk khalayak tertentu. Sebelum menghantarnya, tambahkan butiran konkrit, alih keluar perkataan generik dan pastikan setiap ayat kedengaran semula jadi di bawah nama anda.

Bagaimanakah nota mesyuarat yang dijana AI harus disemak?

Bandingkan setiap keputusan, tindakan, pemilik dan tarikh akhir dengan nota asal atau transkrip yang diluluskan. Minta AI untuk memisahkan keputusan yang disahkan daripada idea yang dicadangkan dan soalan yang tidak dapat diselesaikan. Maklumat yang hilang harus dilabelkan sebagai "Tidak disahkan" dan bukannya meneka, terutamanya apabila penceramah membincangkan kemungkinan pemilik atau tarikh tanpa mencapai persetujuan.

Bolehkah AI menganalisis hamparan dan data perniagaan dengan tepat?

AI boleh menerangkan formula, meringkaskan trend, mengenal pasti kemungkinan anomali dan mengubah angka menjadi ulasan bertulis. Walau bagaimanapun, tafsirannya bergantung pada data yang bersih dan konteks perniagaan yang mencukupi. Semak unit, nilai yang hilang, ketekalan kategori dan sama ada penjelasan alternatif wujud sebelum menggunakan output untuk keputusan kewangan, operasi atau pengambilan kakitangan.

Maklumat tempat kerja apakah yang tidak boleh dimasukkan ke dalam AI?

Elakkan memasukkan kata laluan, kelayakan akses, rekod pelanggan, butiran pekerja, maklumat perubatan, dokumen undang-undang, kod proprietari, pelan yang belum dikeluarkan atau data kewangan sensitif ke dalam sistem yang tidak diluluskan. Alih keluar nama dan butiran pengenalan diri jika boleh. Dasar data organisasi anda dan alat perusahaan yang diluluskan harus menentukan maklumat yang boleh diproses dengan selamat.

Bagaimanakah pengurus boleh memperkenalkan AI di tempat kerja tanpa membimbangkan pekerja?

Pengurus harus menjelaskan mengapa AI diperkenalkan, tugas yang akan disokongnya, tugas yang masih dipimpin oleh manusia, dan bagaimana output mesti dikaji semula. Mereka juga harus menentukan amalan data, latihan, prosedur pelaporan dan ukuran kejayaan yang diluluskan. Contoh konkrit cenderung untuk membina lebih banyak kepercayaan daripada janji yang samar-samar tentang transformasi atau aliran kerja pintar.

Apakah kesilapan yang paling biasa berlaku semasa menggunakan AI di tempat kerja?

Kesilapan biasa termasuk memberi arahan yang samar-samar, mempercayai respons pertama, menyalin kandungan tanpa mengedit dan berkongsi maklumat sulit. Orang ramai juga mungkin mengautomasikan proses yang rosak atau menganggap output AI sebagai objektif. Pendekatan yang lebih baik adalah dengan mengesahkan dakwaan penting, menyemak semula draf yang lemah, menguji aliran kerja yang boleh diulang dan memastikan tanggungjawab manusia jelas.

Bagaimanakah saya boleh mengukur sama ada aliran kerja AI menjimatkan masa?

Ukur keseluruhan proses, termasuk menyediakan input, menyamar sebagai maklumat tanpa nama, menyemak output dan membuat pembetulan. Bandingkan jumlah ini dengan masa dan kualiti aliran kerja anda sebelum ini. Proses AI yang berkesan harus mengurangkan usaha atau meningkatkan konsistensi tanpa mewujudkan risiko privasi, ketepatan atau akauntabiliti yang tidak boleh diterima.

Rujukan

1. Kerajaan UK - Buku Panduan Kecerdasan Buatan untuk Kerajaan UK - gov.uk

2. Institut Piawaian dan Teknologi Kebangsaan - Kerangka Kerja Pengurusan Risiko Kecerdasan Buatan: Kecerdasan Buatan Generatif - nist.gov

3. Pejabat Pesuruhjaya Maklumat - AI, Perlindungan Data dan Sektor Awam: Dasar AI - ico.org.uk

4. Biro Penyelidikan Ekonomi Kebangsaan - nber.org

5. Suruhanjaya Peluang Pekerjaan Saksama AS - Apakah Peranan EEOC dalam AI? - eeoc.gov

6. Perkhidmatan Komunikasi Kerajaan - Dasar AI Generatif GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Panduan Praktikal untuk Membina dengan AI - openai.com

Cari AI Terkini di Kedai Pembantu AI Rasmi

Tentang Kami